یکی از دغدغه‌های مدیران در زمان تاسیس شرکت جدید، مربوط به پرسنل است. پرسنل شرکت نقش مهمی در موفقیت شرکت دارند و باید به موارد زیادی راجع به آنها توجه شود. مدیران شرکت باید دغدغه‌های پرسنل در شرکت جدید را در نظر بگیرند تا بتوانند موفقیت آنها و شرکت خود را تضمین نمایند. در این مطلب به نکات مهم برای پرسنل در شرکت تازه تاسیس می‌پردازیم و با امور مربوط به پرسنل بیشتر آشنا می‌شویم.
جذب نیروی انسانی متخصص برای شرکت
زمانی که یک شرکت تاسیس می‌شود، باید از نیروی انسانی کافی و متخصص برخوردار شود. برای این کار مدیر شرکت باید بر اساس نیازهای شرکت خود، اقدام به جذب نیرو نماید. نیروهای شرکت، در پیشبرد اهداف و موفقیت شرکت نقش زیادی دارند. برای همین در انتخاب و استخدام آنها باید به نکات زیادی توجه شود. مدیر شرکت تازه تاسیس، باید به سراغ افرادی برود که از تخصص و توانایی لازم برخوردار باشند و با حوزه کاری شرکت تناسب داشته باشند. استخدام پرسنل جدید برای شرکت به قدری مسئله حساسی است که می‌تواند حتی سبب شکست شرکت و خسارت‌های زیان‌آور برای آن شود. بنابراین برای به کارگیری پرسنل در شرکت تازه تاسیس، باید به موارد زیادی توجه شود.
پیش از استخدام پرسنل در شرکت چه کارهایی باید انجام شود؟
بدیهی است زمانی که شرکت تاسیس می‌شود، باید کلیه امکانات و لوازم لازم برای آن مهیا شود. بنابراین پیش از مصاحبه و استخدام، باید نیازهای شرکت و پرسنل را در نظر بگیرید و برای تهیه آنها اقدام نمایید. لوازمی که باید برای کار در نظر گرفته شود، بسته به نوع کار و حوزه شرکت متفاوت است. برای مثال اگر قرار است یک شرکت آی‌تی تاسیس کنید، باید کلیه امکانات لازم برای آن نظیر لپ تاپ، سیستم کامپیوتری، پرینتر، دستگاه کپی، مودم و غیره را در نظر بگیرید. سیستم‌های کامپیوتر یا لپ تاپ باید به تعداد پرسنل در نظر گرفته شوند. به طوری که بر روی هر میز، یک سیستم وجود داشته باشد و امکانات دیگر نظیر تلفن، تقویم، لوازم نوشتاری و غیره نیز بر روی آن به کار برده شود.
استفاده از کارت ساعت یا دستگاه ساعت‌زن برای پرسنل
برای این که مدیر مجموعه بتواند بر روی ساعت کاری و حضور و غیاب پرسنل خود نظارت داشته باشد، می‌تواند از ابزارهایی چون کارت ساعت و دستگاه ساعت‌زن استفاده کند. در زیر به بررسی هر یک از این دستگاه‌ها می‌پردازیم.
- کارت ساعت: کارت ساعت ابزاری است که از آن برای حضور و غیاب افراد استفاده می‌شود. در این وسیله، ساعت شروع به کار پرسنل و همینطور زمان خاتمه آن ثبت می‌گردد. برای همین در زمان محاسبه حقوق و پایان ماه، هر پرسنلی دقیقا به میزان کارکرد خود حقوق و مزد دریافت می‌نماید. در پایان ماه، ساعات کاری ثبت شده در کارت ساعت جمع می‌شود و میزان اضافه کاری و حتی کسورات در آن مشخص می‌شود. بنابراین حقوق دریافتی افراد، کاملا عادلانه محاسبه شده و در حق کسی اجحاف نمی‌شود. دستگاه‌های کارت ساعت انواع مختلفی دارند و نوع پیشرفته و امروزی آن شامل یک کارت کوچک برای هر شخص است که باید از شیار روی دستگاه عبور داده شود. هر کارتی به نام یک شخص ثبت است که با عبور آن از روی دستگاه، زمان شروع و پایان کار ثبت می‌گردد.
- دستگاه ساعت‌زن: یکی دیگر از دستگاه‌های مورد استفاده برای پرسنل در شرکت تازه تاسیس، دستگاه ساعت‌زن است. این دستگاه برای ثبت اوقات حضور کارکنان در شرکت و ذخیره اطلاعات آنها در ورود و خروج استفاده می‌شود. برای استفاده از دستگاه ساعت‌زن، به هر یک از پرسنل یک شماره اختصاصی داده می‌شود تا در لیست حقوق و دستمزد مورد محاسبه قرار بگیرد. شناسایی و تشخیص هویت در دستگاه ساعت‌زن، از طریق چهره یا اثر انگشت است. البته برخی از آنها از نوع کارتی هستند و مشابه دستگاه‌های کارت ساعت می‌باشند.
مواردی که باید در مورد امور پرسنلی بدانید
امور پرسنلی، زیر شاخه منابع انسانی بوده و به تمام سازوکارهای مربوط به پرسنل مجموعه اشاره دارد. این امور شامل اسناد و مدارکی هستند که در پرونده‌ای به نام پرونده پرسنلی قرار می‌گیرند. پرونده پرسنلی باید شامل تمام اطلاعات لازم از پرسنل باشد و تنها در اختیار مدیران و افراد رده بالای مجموعه قرار بگیرد. در واقع پرونده‌های پرسنلی نباید در دسترس خود پرسنل قرار داده شوند. تمام قوانین و مقررات مربوط به کارگران و کارمندان، در مجموعه امور پرسنلی قرار می‌گیرد. برای همین یکی از امور مهم و ابتدایی پس از تاسیس شرکت، تهیه سیستم پرسنلی است. در زیر به انواع روش پرونده پرسنلی اشاره می‌کنیم:
- پرونده پرسنلی دستی: اگر شرکت تازه تاسیس از تعداد پرسنل کمی برخوردار باشد، می‌تواند از پرونده پرسنلی دستی استفاده کند. به این صورت که تمام اسناد و مدارک به صورت دستی و کاغذی گردآوری شوند.
- پرونده پرسنلی مکانیزه: از پرونده پرسنلی مکانیزه برای مجموعه‌هایی استفاده می‌شود که از پرسنل و کارکنان بیشتری برخوردار باشند. در واقع اگر یک شرکت تازه تاسیس بزرگ داشته باشید یا بخواهید در ادامه تیم و کار خود را گسترش دهید، بهتر است از این نوع پرونده پرسنلی استفاده نمایید.
استفاده از پرونده پرسنلی به روش مکانیزه مزایای زیادی دارد. از جمله مزایای این روش میتوان به سرعت در تشکیل پرونده، دسترسی سریع به اطلاعات در هر زمان، کاهش هزینه تشکیل پرونده و عدم جلوگیری از بین رفتن اطلاعات پرسنل اشاره کرد. از آنجایی که پرونده‌های دستی در دسترس زیادی قرار دارند و ممکن است در اثر سوانحی از بین بروند، پرونده‌های مکانیزه می‌توانند در این زمینه مفید واقع شوند و از گم شدن و از بین رفتن اطلاعات پرسنل جلوگیری نمایند.
برای ایجاد پرونده پرسنل شرکت به چه مدارکی نیاز است؟
زمانی که شرکت خود را تاسیس کردید و به سراغ استخدام پرسنل جدید رفتید، باید مدارک شناسایی کاملی از آنها دریافت نمایید. معمولا در پرونده‌های پرسنلی مدارک زیر گردآوری می‌شود تا در صورت نیاز به آنها رجوع شود:
کپی شناسنامه، کپی کارت ملی، تنظیم قرارداد پرسنلی ، فرم ارزشیابی استخدام، برگه تسویه حساب ماهیانه، برگه تسویه حساب پایان قرارداد، توبیخ نامه در صورت کوتاهی پرسنل، اوراق مربوط به مرخصی استحقاقی یا استعلاجی، کارت پایان خدمت برای آقایان، کپی سند ازدواج، چند قطعه عکس پرسنلی، کپی از واریز وجوه و حقوق بانکی.
5 نکته مهم که مدیر شرکت تازه تاسیس باید به آنها توجه کند
- برنامه‌ریزی: مدیر شرکت تازه تاسیس، باید یک برنامه‌ریزی از نقشه راه آینده شرکت داشته باشد. برای این کار باید تمام جوانب کار شناخته و در نظر گرفته شود تا بتوان یک برنامه‌ریزی دقیق و خوب برای آینده کرد.
- ایجاد تنوع و انگیزه: مدیر شرکت باید در بین کارکنان و پرسنل جدید خود، تنوع و انگیزه زیادی ایجاد نماید. با این کار افراد از حس کاری بهتری برخوردار شده و عملکردشان بهتر می‌شود
- پرهیز از رویاپردازی: مدیر شرکت تازه تاسیس باید اقدامات و تاسیسات خود را بر پایه واقعیت‌های موجود و پتانسیل شرکت بنا کند و از رویاپردازی دست بکشد. در صورتی که مدیر از همان ابتدا در رابطه با درآمد یا اهداف شرکت رویا پردازی کند، دچار شکست شده و خسارت زیادی در این مورد خواهد دید.
- توجه به شخصیت و رفتار خود: مدیر شرکت تازه تاسیس باید به ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری خود توجه داشته باشد و آنها را بهبود ببخشد. شخصیت مدیر برای پرسنل و کارکنان بسیار مهم است و در صورتی که مدیر از شخصیت پایینی برخوردار باشد، کارکنان با او به مشکل خواهند خورد.
- مشورت با افراد آگاه و با تجربه: مدیر شرکت جدید باید با افراد آگاه، دلسوز و با تجربه مشورت کند تا بتواند تصمیمات بهتری در رابطه با شرکت بگیرد.
جمع بندی
اگر قصد دارید یک شرکت جدید تاسیس کنید و در رابطه با امور پرسنلی و موارد مربوط به پرسنل چیزی نمی‌دانید، بهتر است در ابتدا تحقیقات زیادی در این رابطه انجام دهید. هر چقدر بتوانید در این مورد بهتر ظاهر شوید، شانس موفقیتتان در آینده بیشتر شده و می‌توانید تعامل خوبی با پرسنل خود داشته باشید.
جهت دریافت مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر با کلینیک اداری آسان کار تماس بگیرد.
